THÔNG TƯ

Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP

ngày 27/12/2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch

 Căn cứ Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;

Căn cứ Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch;

Để bảo đảm thực hiện thống nhất các quy định về đăng ký và quản lý hộ tịch, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước, tạo thuận lợi cho các cá nhân, tổ chức  thực hiện quyền và nghĩa vụ đăng ký hộ tịch, Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch

                Thời hạn giải quyết các việc hộ tịch quy định tại: Khoản 2 Điều 18, Khoản 2 Điều 27, Khoản 2 Điều 30, Khoản 3 Điều 31, Khoản 2 Điều 34, Khoản 2 Điều 38, Khoản 2 Điều 45, Khoản 2 Điều 48, Khoản 2 Điều 59 và Khoản 1 Điều 67 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP ngày 27 tháng 12 năm 2005 của Chính phủ về đăng ký và quản lý hộ tịch (sau đây gọi là Nghị định số 158/2005/NĐ-CP) được tính theo ngày làm việc.

                2. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch

a) Đối với những việc đăng ký hộ tịch không giải quyết ngay trong ngày, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày gửi trả kết quả cho đương sự.

b) Khi thụ lý hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý:

- Trường hợp không đúng thẩm quyền, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đương sự liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết;

- Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch còn thiếu hoặc không hợp lệ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy hướng dẫn đương sự. Nội dung hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng từng loại giấy tờ cần bổ sung, cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho đương sự. Thời hạn giải quyết được tính từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ.

c) Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký. Việc từ chối phải thông  báo bằng văn bản cho đương sự. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do từ chối, có chữ ký của người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch và đóng dấu của cơ quan đăng ký hộ tịch.

3. Việc ghi tên địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch

Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính, thì phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch được thực hiện như sau:

a) Khi đăng ký sự kiện hộ tịch (đăng ký đúng hạn, đăng ký quá hạn, đăng ký lại), phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính mới.

b) Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, phần ghi về địa danh hành chính trong nội dung của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về địa danh hành chính tại góc trái, phía trên của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính mới.

c) Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, phần ghi về địa danh hành chính trong giấy tờ hộ tịch (kể cả góc trái, phía trên và nội dung của giấy tờ hộ tịch) phải được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong sổ hộ tịch.

4. Thu hồi và hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch          

a) Đối với những giấy tờ hộ tịch được cấp trước ngày 01 tháng 4 năm 2006 (ngày Nghị định số 158/2005/NĐ-CP có hiệu lực thi hành), nay phát hiện trái với quy định của pháp luật về hộ tịch tại thời điểm đăng ký, thì việc thu hồi và hủy bỏ cũng được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình (việc hủy đăng ký kết hôn trong trường hợp này thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân).

b) Cơ quan ra quyết định thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký hộ tịch để ghi chú trong sổ hộ tịch, đồng thời thông báo cho đương sự biết.

                II. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH

1. Đăng ký khai sinh

a) Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi người mẹ cư trú

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 và Khoản 1 Điều 13 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã), nơi người mẹ đăng ký thường trú; trường hợp người mẹ không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú.

Trường hợp người mẹ có nơi đăng ký thường trú, nhưng thực tế đang sinh sống, làm việc ổn định tại nơi đăng ký tạm trú, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em (Ví dụ: chị T đăng ký thường trú tại xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh, nhưng làm việc ổn định và sinh con tại nơi đăng ký tạm trú là phường Tân Tạo, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh, thì Uỷ ban nhân dân phường Tân Tạo cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con của chị T). Trong trường hợp này, Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh có trách nhiệm thông báo cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú để biết. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Đăng ký khai sinh theo nơi tạm trú của người mẹ”.

b) Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP

Theo quy định tại Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì các quy định về đăng ký khai sinh tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được áp dụng để đăng ký khai sinh cho các trường hợp quy định tại các điểm a, b, c, d và đ Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Thẩm quyền đăng ký khai sinh cho các trường hợp này được xác định như sau:

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ hoặc người cha cư trú trong thời gian ở Việt Nam.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước. 

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha được xác định như đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước.

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam, còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam. 

- Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam.

c) Xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.

Đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà người đó đã có quốc tịch nước ngoài, thì căn cứ vào Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp đương sự xuất trình Hộ chiếu Việt Nam, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định tại điểm b Khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; nếu xuất trình Hộ chiếu nước ngoài, thì việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh (thành phố) theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cả cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài.

d) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha và mẹ là công dân Việt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú cũng được áp dụng quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”.

đ) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, được mẹ là công dân Việt Nam đưa về Việt Nam sinh sống, cũng được áp dụng quy định về đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú theo quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh khi:

- Trẻ em chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài;

- Mẹ của trẻ em không đăng ký kết hôn.

Trong trường hợp người mẹ khai về người cha, thì người cha phải làm thủ tục nhận con theo quy định của pháp luật.

Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”.

e) Xác định họ và quê quán

Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ. 

Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ.

g) Ghi về nơi sinh

Trường hợp trẻ sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên của cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: bệnh viện Phụ sản Hà Nội hoặc Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh).

Trường hợp trẻ sinh ngoài cơ sở y tế, thì ghi tên của địa danh hành chính  (xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố), nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh).

h) Đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi

Trường hợp trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, có giấy tờ kèm theo ghi về thông tin của cha, mẹ, nhưng sau khi đã thực hiện việc thông báo theo quy định tại Khoản 2 Điều 16 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP mà không tìm được cha, mẹ đẻ, thì những thông tin này chỉ ghi chú trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về người mẹ và người cha trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh của người con được để trống.

2. Đăng ký kết hôn

a) Khi đăng ký kết hôn, mỗi bên nam nữ phải khai vào một Tờ khai đăng ký kết hôn. Trường hợp cả hai bên nam nữ cùng cư trú tại một xã, phường, thị trấn hoặc cùng công tác tại một đơn vị trong lực lượng vũ trang nhân dân, thì hai bên kết hôn chỉ cần khai vào một Tờ khai đăng ký kết hôn.

b) Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để làm thủ tục đăng ký kết hôn và xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn đều có giá trị chứng minh về tình trạng hôn nhân của bên kết hôn; khi đăng ký kết hôn, hai bên nam nữ chỉ cần nộp một trong hai loại giấy tờ trên.

c) Nội dung xác nhận tình trạng hôn nhân phải được ghi rõ: đương sự hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang cư trú tại..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai); đối với người đã có vợ/chồng nhưng đã ly hôn hoặc người kia đã chết thì cũng phải ghi rõ điều đó (Ví dụ: Anh Nguyễn Văn A, hiện đang cư trú tại... đã đăng ký kết hôn, nhưng đã ly hôn theo Bản án ly hôn số ... ngày... tháng ... năm.... của Tòa án nhân dân ..., hiện tại chưa đăng ký kết hôn với ai).

d) Đối với những người đã qua nhiều nơi cư trú khác nhau (kể cả thời gian cư trú ở nước ngoài), mà Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi xác nhận tình trạng hôn nhân không rõ về tình trạng hôn nhân của họ ở những nơi đó, thì yêu cầu đương sự viết bản cam đoan về tình trạng hôn nhân của mình trong thời gian trước khi về cư trú tại địa phương và chịu trách nhiệm về việc cam đoan.

đ) Khi xác nhận tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn, Uỷ ban nhân dân cấp xã cũng phải ghi vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để quản lý. Số/quyển số trong Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân được ghi bổ sung sau phần ghi về thời hạn có giá trị của việc xác nhận: Xác nhận này có giá trị trong thời hạn 6 tháng, kể từ ngày cấp. (Số ........../quyển số .......).

e) Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận tình trạng hôn nhân trong hồ sơ đăng ký kết hôn của hai bên nam nữ phải là bản chính. Không sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã ghi mục đích sử dụng khác để làm thủ tục đăng ký kết hôn và ngược lại, không sử dụng Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đã ghi mục đích làm thủ tục đăng ký kết hôn để sử dụng vào mục đích khác.

g) Khi đương sự yêu cầu xác nhận lại tình trạng hôn nhân trong Tờ khai đăng ký kết hôn do xác nhận trước đó đã hết thời hạn sử dụng, thì phải nộp lại Tờ khai đăng ký kết hôn cũ; trong trường hợp đương sự khai đã làm mất Tờ khai đăng ký kết hôn, thì phải có cam kết về việc chưa đăng ký kết hôn; bản cam kết phải lưu trong hồ sơ cấp xác nhận tình trạng hôn nhân. Việc xác nhận lại tình trạng hôn nhân cũng phải được ghi trong Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân. Trong cột Ghi chú của Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (kể cả xác nhận lần đầu và xác nhận lại) phải ghi rõ “Đã xác nhận lại tình trạng hôn nhân ngày ... tháng ... năm ...., lý do xác nhận lại ....”.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng khi giải quyết yêu cầu cấp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để sử dụng vào mục đích kết hôn.

h) Khi một bên hoặc cả hai bên nam, nữ đề nghị rút hồ sơ đăng ký kết hôn, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã trả lại hồ sơ, đồng thời hướng dẫn đương sự nộp lại Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc Tờ khai đăng ký kết hôn có xác nhận tình trạng hôn nhân cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã cấp xác nhận tình trạng hôn nhân để ghi chú vào Sổ cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân về việc chưa đăng ký kết hôn; đối với trường hợp người đăng ký kết hôn là cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì thông báo cho Thủ trưởng đơn vị của người đó để biết.

3. Đăng ký việc nuôi con nuôi

a) Tờ khai đăng ký việc nhận nuôi con nuôi (mẫu STP/HT-2008-TKNCN)  được thay cho Giấy thỏa thuận về việc cho và nhận con nuôi trong những trường hợp sau đây:

- Trẻ được nhận làm con nuôi là trẻ bị bỏ rơi, không tìm được cha, mẹ đẻ mà chưa được đưa vào cơ sở nuôi dưỡng;

- Cả cha và mẹ đẻ của trẻ đã chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự mà không có người hoặc tổ chức giám hộ.

b) Không giải quyết yêu cầu thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang khai về cha, mẹ nuôi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP trong những trường hợp sau:

- Thay đổi phần khai về một bên cha đẻ hoặc mẹ đẻ sang khai về cha nuôi hoặc mẹ nuôi mà giữ nguyên phần khai về mẹ đẻ hoặc cha đẻ còn lại;

- Thay đổi phần khai về cha, mẹ đẻ sang khai về cha, mẹ nuôi trong trường hợp một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết.

c) Trong trường hợp vào thời điểm giải quyết yêu cầu đăng ký khai sinh lại cho con nuôi theo quy định tại Khoản 2 Điều 28 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, cha, mẹ nuôi có yêu cầu thay đổi họ cho con nuôi từ họ của cha, mẹ đẻ sang họ của cha, mẹ nuôi, thì họ của con nuôi sẽ được ghi ngay theo họ của cha, mẹ nuôi khi đăng ký khai sinh lại mà không phải làm thủ tục thay đổi họ.

d) Mẹ kế có quyền nhận con riêng của chồng, cha dượng có quyền nhận con riêng của vợ làm con nuôi khi có đủ điều kiện nhận nuôi con nuôi theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình.

đ) Việc nhận nuôi con nuôi mà làm thay đổi thứ bậc trong gia đình (như trường hợp ông, bà nhận cháu hoặc anh, chị nhận em làm con nuôi), thì không giải quyết.

4. Đăng ký việc nhận cha, mẹ, con

a) Trong trường hợp cha, mẹ của trẻ chung sống với nhau như vợ chồng, nhưng không đăng ký kết hôn, người mẹ để con lại cho người cha và bỏ đi không xác định được địa chỉ, thì khi người cha làm thủ tục nhận con, không cần phải có ý kiến của người mẹ. Khi đăng ký khai sinh, phần ghi về người mẹ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh được ghi theo Giấy chứng sinh. Trường hợp không có Giấy chứng sinh, thì ghi theo lời khai của người cha; nếu người cha không khai về người mẹ, thì để trống.

b) Trường hợp con sinh ra trước ngày cha, mẹ đăng ký kết hôn và được cha mẹ thừa nhận, thì tên của người cha sẽ được ghi ngay trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh của người con mà người cha không phải làm thủ tục nhận con.

5. Thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch

a) Đối với những trường hợp đã đăng ký hộ tịch tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc đã đăng ký hộ tịch từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn, hiện chỉ có 01 sổ đăng ký hộ tịch lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi đang lưu sổ hộ tịch cũng có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch.

          b) Đối với những trường hợp đã đăng ký khai sinh tại Sở Tư pháp theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì Sở Tư pháp, nơi đã đăng ký khai sinh cũng có thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch.

c) Đối với trường hợp cải chính ngày, tháng, năm sinh; thì ngày, tháng, năm sinh ghi trong Giấy khai sinh hiện tại của người có yêu cầu cải chính là căn cứ tính tuổi để xác định thẩm quyền giải quyết yêu cầu cải chính.

d) Trong trường hợp đương sự xuất trình Giấy khai sinh được cấp từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, thì phải làm thủ tục cấp lại bản chính Giấy khai sinh mới (nếu Sổ đăng ký khai sinh trước đây còn lưu trữ) hoặc làm thủ tục đăng ký lại việc sinh (nếu Sổ đăng ký khai sinh không còn lưu trữ). Bản chính Giấy khai sinh mới được dùng để làm thủ tục thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch. Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu trữ.

đ) Công dân Việt Nam ở nước ngoài về nước thường trú, đã ghi chú vào sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định tại Mục 4 Chương III Nghị định số 158/2005/NĐ-CP mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được giải quyết theo trình tự, thủ tục quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này.

Việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong trường hợp này được thực hiện tại Sở Tư pháp, nơi đã ghi chú vào sổ các việc hộ tịch.

e) Trong trường hợp công dân Việt Nam đã đăng ký hộ tịch tại Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú mà có yêu cầu thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, thì cũng được thực hiện theo quy định tại Mục 7 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này.

                Thẩm quyền giải quyết việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch trong trường hợp này được xác định như sau:

-  Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người dưới 14 tuổi), bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đương sự cư trú.

-  Việc thay đổi, cải chính hộ tịch (cho người từ đủ 14 tuổi trở lên), xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính cho mọi trường hợp, không phân biệt độ tuổi, được thực hiện tại Ủy ban nhân dân huyện, quận, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp huyện), nơi đương sự cư trú.

                Sau khi đã thực hiện việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch, Uỷ ban nhân dân cấp huyện hoặc Uỷ ban nhân dân cấp xã phải thông báo cho Bộ Ngoại giao để Bộ Ngoại giao thông báo tiếp cho Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước mà đương sự đã đăng ký hộ tịch thực hiện việc ghi chú vào sổ hộ tịch. Trường hợp sổ hộ tịch đã chuyển lưu 01 quyển tại Bộ Ngoại giao, thì Bộ Ngoại giao cũng thực hiện việc ghi chú các thay đổi này.

g) Việc cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, đặc biệt là cải chính ngày, tháng, năm sinh, chỉ được giải quyết đối với những trường hợp có đủ cơ sở để xác định rằng khi đăng ký khai sinh có sự sai sót do ghi chép của cán bộ Tư pháp hộ tịch hoặc do đương sự khai báo nhầm lẫn. Trường hợp yêu cầu cải chính nội dung trong bản chính Giấy khai sinh do đương sự cố tình sửa chữa sai sự thật đã đăng ký trước đây để hợp thức hóa hồ sơ, giấy tờ cá nhân hiện tại, thì không giải quyết.

h) Trong trường hợp Giấy khai sinh của một người chỉ ghi năm sinh, không ghi ngày, tháng sinh, mà có yêu cầu bổ sung, thì ngày, tháng sinh được ghi theo Giấy chứng sinh; nếu không có Giấy chứng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định như sau:

- Đối với người chưa có hồ sơ, giấy tờ cá nhân ghi về ngày, tháng sinh, thì ngày, tháng sinh được xác định theo văn bản cam đoan của cha, mẹ đẻ hoặc người giám hộ (đối với trẻ em dưới 6 tuổi); hoặc theo lời khai của người yêu cầu bổ sung, có xác nhận của người làm chứng (đối với người từ đủ 6 tuổi trở lên).

- Đối với những người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên mà trong các hồ sơ, giấy tờ đã ghi thống nhất về ngày, tháng sinh, thì xác định theo ngày, tháng sinh đó. Trường hợp ngày, tháng sinh ghi trong các hồ sơ, giấy tờ nói trên của người đó không thống nhất, thì xác định theo ngày, tháng sinh trong hồ sơ, giấy tờ được lập đầu tiên.

- Trong trường hợp không xác định được ngày, tháng sinh theo hướng dẫn trên đây, thì ngày, tháng sinh là ngày 01 tháng 01.

i) Trong trường hợp sổ đăng ký hộ tịch còn lưu được ở cả Uỷ ban nhân dân cấp xã và Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì đương sự có quyền lựa chọn thực hiện yêu cầu bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Việc thông báo và ghi vào sổ hộ tịch sau khi thực hiện việc bổ sung hộ tịch hoặc điều chỉnh hộ tịch được thực hiện theo quy định tại Điều 40 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

k) Mọi ghi chú về thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch đều phải được đóng dấu của cơ quan thực hiện việc ghi chú vào phần nội dung ghi chú trong sổ hộ tịch và mặt sau của bản chính giấy tờ hộ tịch. Đối với việc thay đổi, cải chính hộ tịch, xác định lại dân tộc, xác định lại giới tính, bổ sung hộ tịch, điều chỉnh hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì do Trưởng Phòng hoặc Phó trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc ghi chú và đóng dấu của Phòng Tư pháp.

6. Đăng ký khai sinh, khai tử quá hạn

a) Trong trường hợp đăng ký khai sinh quá hạn cho người đã thành niên mà một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết, thì căn cứ vào những giấy tờ cá nhân có ghi về quan hệ cha, mẹ, con do đương sự xuất trình để ghi; trường hợp không có giấy tờ ghi về quan hệ cha, mẹ, con, thì cơ quan đăng ký hộ tịch phải xác minh, làm rõ trước khi đăng ký.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh cho người đã thành niên mà một bên hoặc cả hai bên cha, mẹ đẻ đã chết.

b) Khi đăng ký khai sinh quá hạn cho cán bộ, công chức, hoặc cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang, thì người đó phải nộp bản sao hồ sơ, giấy tờ cá nhân như: Sổ hộ khẩu, Giấy chứng minh nhân dân, học bạ, bằng tốt nghiệp, lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên. Trường hợp vì lý do bí mật mà cơ quan, đơn vị của người đó không cho sao chụp bản lý lịch cán bộ, lý lịch đảng viên, thì phải có xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về những nội dung khai sinh của người đó (như: Họ tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha con, mẹ con) đã ghi trong hồ sơ cá nhân do cơ quan, đơn vị quản lý.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng trong trường hợp giải quyết đăng ký lại việc sinh cho cán bộ, công chức hoặc cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang mà không có bản sao Giấy khai sinh được cấp hợp lệ trước đây.

c) Việc đăng ký khai sinh quá hạn cho trẻ em thuộc các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 96 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP cũng được thực hiện theo quy định tại các Điều 43, 44 và Điều 45 của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

7. Đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi

a) Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã không có căn cứ để xác định được đương sự đã đăng ký hộ tịch, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã chỉ xác nhận về việc sổ đăng ký hộ tịch của năm đó không còn lưu trữ; trong trường hợp việc hộ tịch trước đây được đăng ký tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, thì do Ủy ban nhân dân cấp huyện xác nhận. Xác nhận về việc sổ hộ tịch không còn lưu trữ được thay cho xác nhận đương sự đã đăng ký hộ tịch.

Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài theo quy định tại Khoản 1 Điều 59 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, mà việc hộ tịch trước đây đã được đăng ký tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, hoặc Ủy ban nhân dân cấp huyện.

b) Trong trường hợp người đăng ký lại việc sinh, tử, kết hôn, nhận nuôi con nuôi xuất trình được bản sao giấy tờ hộ tịch đã cấp hợp lệ trước đây, thì không cần phải có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký hộ tịch.

c) Trong trường hợp đương sự có bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh trước đây không còn lưu trữ hoặc việc đăng ký khai sinh trước đây không ghi vào Sổ đăng ký khai sinh, mà đương sự có yêu cầu đăng ký lại, thì cũng được giải quyết tương tự như đối với trường hợp đăng ký lại, mà đương sự có bản sao Giấy khai sinh đã cấp hợp lệ trước đây.

Nội dung khai sinh được ghi theo nội dung của Bản chính Giấy khai sinh mà đương sự xuất trình. Sau khi đăng ký lại và cấp bản chính Giấy khai sinh mới, bản chính Giấy khai sinh cũ phải được thu hồi và lưu vào hồ sơ.

III. ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH CÓ YẾU TỐ NƯỚC NGOÀI

1. Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài                   

        a) Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, cũng được áp dụng theo quy định tại Mục I Chương III của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh khi:

- Trẻ em có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, còn người kia là công dân Việt Nam; cha và mẹ có đăng ký kết hôn;

- Trẻ em về nước cư trú.

Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em trong trường hợp này được thực hiện tại  Sở Tư pháp tỉnh (thành phố), nơi trẻ em đang sinh sống trên thực tế.

Khi đăng ký khai sinh, người đi khai sinh phải cam đoan về việc trẻ em đó chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, đồng thời có trách nhiệm xuất trình Hộ chiếu của trẻ em (nếu có); trường hợp trẻ em không có Giấy chứng sinh hoặc các giấy tờ khác chứng minh việc sinh, thì người đi khai sinh phải làm giấy cam đoan về việc sinh. Quốc tịch của trẻ em được xác định như sau:

- Nếu trẻ em có Hộ chiếu nước ngoài, thì quốc tịch của trẻ em là quốc tịch nước ngoài (theo quốc tịch đã ghi trong Hộ chiếu);

- Nếu trẻ em không có Hộ chiếu nước ngoài, thì quốc tịch của trẻ em sẽ được xác định theo thỏa thuận (bằng văn bản) của cha, mẹ; trường hợp không có thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con (vì lý do cha, mẹ không liên hệ được với nhau), thì quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam theo quốc tịch của người cha hoặc người mẹ là công dân Việt Nam.

Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”.

b) Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam, còn người kia là người nước ngoài; nếu cha, mẹ lựa chọn quốc tịch Việt Nam cho con, thì cũng phải có thỏa thuận bằng văn bản của cha, mẹ theo quy định của Luật Quốc tịch Việt Nam; trường hợp không có thỏa thuận của cha, mẹ về việc lựa chọn quốc tịch cho con (vì lý do cha, mẹ không liên hệ được với nhau), thì quốc tịch của trẻ là quốc tịch Việt Nam theo quốc tịch của người cha hoặc người mẹ là công dân Việt Nam.

c) Trong trường hợp cha, mẹ chọn quốc tịch Việt Nam cho con, thì tên của trẻ em là tên Việt Nam (Ví dụ: Đỗ Nhật Thành) hoặc tên ghép giữa tên Việt Nam và tên nước ngoài (Ví dụ: Đỗ Nhật Randy Thành) theo sự lựa chọn của cha, mẹ.

2. Ghi vào sổ các việc hộ tịch của công dân Việt Nam đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài

                Công dân Việt Nam ở nước ngoài về nước thường trú, đã ghi chú vào sổ hộ tịch việc khai sinh; kết hôn; nhận cha, mẹ, con; nuôi con nuôi đã đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài theo quy định tại Mục 4 Chương III Nghị định số 158/2005/NĐ-CP, thì sau khi đã ghi chú, Giám đốc Sở Tư pháp ký và cấp cho đương sự bản chính Giấy khai sinh (Mẫu STP/HT-2008-KS.GC); Giấy chứng nhận kết hôn (Mẫu STP/HT-2008-KH.GC); Quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con (Mẫu STP/HT-2008-CMC.GC); Quyết định công nhận việc nuôi con nuôi (Mẫu STP/HT-2008-NCN.GC) theo từng loại việc hộ tịch đã ghi chú.

IV. CẤP BẢN SAO GIẤY TỜ HỘ TỊCH TỪ SỔ HỘ TỊCH, CẤP LẠI BẢN CHÍNH GIẤY KHAI SINH

1. Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch

Trong trường hợp Sở Tư pháp cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, mà các việc hộ tịch trước đây do Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh đăng ký theo quy định tại Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch, thì Sở Tư pháp dùng biểu mẫu bản sao (mẫu sử dụng tại Sở Tư pháp được ban hành theo Quyết định số 01/2006/QĐ-BTP ngày 29 tháng 3 năm 2006 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp) để cấp cho công dân. Khi sử dụng biểu mẫu này, Sở Tư pháp bổ sung thêm phần ghi về họ tên, chức danh của người đã ký trước đây vào biểu mẫu hộ tịch.

2. Cấp lại bản chính Giấy khai sinh

a) Đối với trường hợp đã đăng ký khai sinh tại Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, hoặc đã đăng ký hộ tịch từ thời kỳ Pháp thuộc, hay thời kỳ chính quyền Ngụy Sài Gòn, hiện chỉ có 01 Sổ đăng ký khai sinh lưu tại Sở Tư pháp, thì Sở Tư pháp, nơi đang lưu Sổ đăng ký khai sinh cũng có thẩm quyền cấp lại bản chính Giấy khai sinh.

b) Trong trường hợp Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh, nhưng Sổ đăng ký khai sinh chỉ lưu tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, thì Uỷ ban nhân dân cấp huyện yêu cầu Uỷ ban nhân dân cấp xã cung cấp thông tin để ghi vào nội dung bản chính Giấy khai sinh. Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm trích lục thông tin trả lời bằng văn bản, hoặc sao chụp trang Sổ đăng ký khai sinh có xác nhận của Uỷ ban nhân dân xã và gửi cho Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

c) Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp huyện không phải lập sổ riêng mà chỉ ghi chú việc cấp lại bản chính trong cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh theo quy định tại Khoản 2 Điều 63 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Số, quyển số ghi trong bản chính Giấy khai sinh khi cấp lại được ghi theo số, quyển số của Sổ đăng ký khai sinh trước đây.

d) Trong trường hợp đương sự có yêu cầu cấp lại bản chính Giấy khai sinh, đồng thời bổ sung nội dung trong bản chính Giấy khai sinh, thì Sở Tư pháp hoặc Uỷ ban nhân dân cấp huyện giải quyết việc bổ sung các nội dung trong Sổ đăng ký khai sinh trước, sau đó thực hiện việc cấp lại bản chính Giấy khai sinh theo nội dung đã được ghi bổ sung trong Sổ đăng ký khai sinh.

V. GHI CHÉP BIỂU MẪU HỘ TỊCH, SỔ HỘ TỊCH

       1. Ghi chép biểu mẫu hộ tịch

         Khi đăng ký hộ tịch, cán bộ Tư pháp hộ tịch, cán bộ Tư pháp của Phòng Tư pháp hoặc cán bộ hộ tịch của Sở Tư pháp phải tự viết vào bản chính giấy tờ hộ tịch; không đánh máy hoặc in qua máy theo phần mềm hộ tịch đã được cài đặt.

Đối với trường hợp cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, thì được đánh máy hoặc in qua máy theo phần mềm hộ tịch đã được cài đặt.

      2. Sửa chữa sai sót trong nội dung sổ hộ tịch

 Sổ hộ tịch là tài liệu gốc, vì vậy các thông tin ghi trong sổ hộ tịch phải bảo đảm tuyệt đối chính xác. Trong trường hợp nội dung của bản chính giấy tờ hộ tịch đúng, nhưng nội dung trong sổ hộ tịch sai, thì phải sửa chữa nội dung sai sót đó trong sổ hộ tịch cho phù hợp với bản chính giấy tờ hộ tịch.

Việc sửa chữa sai sót nội dung trong sổ hộ tịch được thực hiện tương tự như quy định tại Khoản 1 Điều 69 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP.

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

         1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu sau đây:

2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc hoặc phát sinh những việc mới, thì Sở Tư pháp kịp thời có văn bản phản ánh về Bộ Tư pháp để được hướng dẫn./.